🎯 Objetivo del Módulo
Implementar un sistema centralizado, seguro y automatizado para el registro, almacenamiento, control de vigencia y aprobación de toda la documentación personal, certificaciones, capacitaciones y exámenes de los colaboradores. Garantizar trazabilidad, cumplimiento normativo y alertas oportunas sobre vencimientos y simplicidad en la ejecución.
✅ Funcionalidades Implementadas
📂 Repositorio Centralizado
- Carpetas organizadas por trabajador y tipo de documento
- Registro con rutas físicas seguras y nombres normalizados
- Validación de formatos permitidos (PDF, JPG, PNG)
- Control de tamaño y límite de almacenamiento
⏰ Control de Vencimientos
- Campo de fecha de emisión y vencimiento por cada certificado
- Identificación visual por colores: Vigente Próximo Vencido
- Alertas automáticas por correo electrónico (SMTP configurado)
- Filtros por estado, área y responsable
✔️ Versiones y Aprobaciones
- Historial de versiones con usuario y fecha de carga
- Flujo de aprobación: P_Aprobado = 0 (Pendiente) / 1 (Aprobado)
- Restricción de visualización según estado de aprobación
- Bitácora de cambios y modificaciones
🔐 Permisos por Perfil de Usuario
- Administrador: acceso total, aprobación y asignación de permisos
- Jefe de Área: visualización de su equipo directo
- Colaborador: consulta de sus propios documentos
- Control de sesión activa y cierre automático por inactividad
📋 Verificación de Certificados por Código QR
- Público: acceso a los certificados y sus caracteristicas
- Factibilidad: visualización de documentos por celular
- Disponibilidad: QR propio de cada trabajador por lo cual la responsabilidad de presentar la documentación en directa
- Actualización: inmediata no requiere de cambio de QR, solo realizar cambio de certificado en sistema
🔧 Detalle Técnico del Proceso
Base de Datos — Estructura Principal
- Tabla: personal → Datos del colaborador, área, cargo y estado
- Tabla: certificados → Tipo, institución, fechas, archivo adjunto, estado de aprobación
- Tabla: documentos → Documentos personales y administrativos con control de versiones
- Tabla: usuarios → Credenciales, perfil y área de responsabilidad
Resolución de incidencias durante el desarrollo:
- Eliminación de registros duplicados mediante restricciones y claves únicas
- Corrección de filtros por P_Aprobado que excluían registros válidos
- Normalización de nombres de archivos para evitar caracteres especiales
- Validación de sesión en cada script para evitar acceso directo sin autenticación
- Paginación de reportes para rendimiento con grandes volúmenes de datos
📊 Resultados Obtenidos
- ✅ Reducción del tiempo de búsqueda de documentos en un 80%
- ✅ Cero vencimientos sin notificación — alertas programadas con anticipación configurable
- ✅ Trazabilidad total: quién, cuándo y qué documento fue cargado o aprobado
- ✅ Acceso desde cualquier dispositivo con conexión, sin instalación local
- ✅ Cumplimiento con normativas de control de personal y capacitaciones vigentes